Microsoft Office 365 mang lại nhiều lợi ích cho cả các tổ chức lẫn Microsoft. Các tổ chức (cơ quan, đoàn thể, doanh nghiệp) thường tỏ ra chậm chạp khi tiếp nhận một hệ điều hành mới hay một gói ứng dụng văn phòng mới.
Chúng ta có thể thấy hiện nay vẫn còn rất nhiều công ty trang bị hệ điều hành Windows XP và Office 2003 cho máy tính. Lý do phải kể đến là chi phí nâng cấp hệ thống máy tính, máy chủ luôn rất cao và chi phí bảo trì cũng không hề nhỏ.
Vì vậy, nếu chuyển đổi sang giải pháp làm việc trực tuyến với các dịch vụ nền tảng đám mây thì chi phí sẽ thấp hơn và họ không phải chi tiền để bảo trì hệ thống bởi mọi thứ đã được Microsoft quản lý và thiết lập sẵn.
Về phía Microsoft, họ sẽ thành công khi đánh vào đối tượng khách hàng là các tổ chức. Office 365 không khác nhiều so với Office 2010 trên máy tính vì vậy các công ty, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp nhận và nhân viên văn phòng sẽ không mất nhiều thời gian để làm quen.
Tạo tài khoản người dùng (User) trên Microsoft Office 365
Sau khi thực hiện bước đăng ký tài khoản Microsoft Office 365 và đảm bảo việc đăng nhập thành công với tài khoản quản trị Office 365. Tiếp theo chúng ta tạo các tài khoản dành cho người dùng trong hệ thống Office 365.
1/. Vào Microsoft 365 Admin Center > Mục Người dùng hiện tại > Thêm người dùng
2/. Thiết lập thông tin cơ bản xoay quanh các thông tin của người dùng.
Họ và tên, tên hiển thị, địa chỉ Email, mật khẩu mail
3/. Gán giấy phép sử dụng sản phẩm cho user vừa khởi tạo. Ở đây mình đang sử dụng giấy phép Office 365 E3
4/. Bước cài đặt tuỳ chọn chúng ta có thể gán thêm các quyền hạn truy cập cho tài khoản user này.
5/. Kiểm tra lại các thông tin vừa cấu hình
6/. Hoàn tất thao tác khởi tạo tài khoản cho user trên Microsoft Office 365
7/. Thực hiện tương tự các bước trên cho các tài khoản còn lại. Các tài khoản người dùng được hiện thị trong phần người dùng hiện hoạt
Tạo nhóm người dùng (Groups) trên Microsoft Office 365
1/. Vào danh mục Nhóm trên trang Microsoft 365 Admin Center. Chọn Thêm nhóm
2/. Hiện tại khi tạo Nhóm chúng ta có 4 lựa chọn thể hiện chức năng vai trò của nhóm. Trong hình chọn vai trò của nhóm là phân phối. Phân phối các Email khi được gửi từ bên ngoài vào địa chỉ Email nhóm. Các thành viên bên trong Nhóm đều nhận được Email này.
3/. Đặt tên cho nhóm để phân biệt các nhóm với nhau trong hệ thống. Mô tả các thông tin cần thiết xoanh quanh nhóm nếu có
4/. Cấu hình địa chỉ Email cho nhóm. Trong hình địa chỉ Email nhóm là [email protected]
5/. Xem lại các thông tin đã cấu hìh bên trên. Và tạo nhóm
6/. Có thể cần thời gian để hệ thống cập nhật hiển thị thông tin nhóm trên Microsoft Office 365
7/. Kiểm tra thông tin Nhóm đảm bảo thông tin nhóm kinh doanh đã xuất hiện
8/. Sau khi khởi tạo hoàn tất nhóm. Bước tiếp theo cần phải add các user vào trong nhóm vừa khởi tạo
9/. Sử dụng tài khoản User gửi mail vào địa chỉ mail nhóm: [email protected] kiểm tra tình trạng hoạt động của Email Nhóm
10/. Đăng nhập bằng tài khoản thành viên nằm trong Email Group. Ở đây đăng nhập bằng tài khoản Tommytrinh. Tài khoản này là thành viên của Nhóm Email [email protected]
11/. Đảm bảo sau khi đăng nhập thành công tài khoản Tommytrinh nhận được Email gửi vào Mail Nhóm. Mail Nhóm đã phân phối các Email đến các thành viên trong nhóm.
