Sử Dụng Microsoft Teams Làm Việc Từ Xa (Work From Home)

Work From Home hiệu quả và bảo mật, an toàn khi sử dụng Microsoft Teams

Microsoft Teams là một hệ thống cung cấp chat, meetings, notes, và tệp đính kèm. Dịch vụ tích hợp với bộ Office 365 của Microsoft Office. Với tính năng mở rộng mà có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft như là: Trello, Jira Cloud, Azure Dev, Survey Monkey….Microsoft đã công bố sản phẩm Teams tại một buổi hội thảo ở New York và ra mắt dịch vụ này trên toàn thế giới vào ngày 14 tháng 3 năm 2017.

Chúng ta đã có thêm một công cụ miễn phí để làm việc nhóm tại nhà trong mùa dịch. Microsoft Teams hiện tại cũng đang được người dùng đánh giá rất cao, hỗ trợ bạn làm việc nhóm với 10 người hay 10.000 người đều rất tốt. Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams để Word From Home trong doanh nghiệp.

Video giới thiệu Microsoft teams

 

Cách sử dụng Microsoft Teams

Bước 1. Microsoft Teams

Bạn truy cập Teams bằng đường link bên dưới, nhấn vào nút Đăng nhập.

Link: bit.ly/microsotteams

Bước 2. Đăng nhập hoặc khởi tạo tài khoản

Bây giờ, bạn hãy nhập tài khoản Microsoft vào để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản Microsoft, hãy nhấp vào mục tạo tài khoản !

Nếu chưa có tài khoản Microsoft bạn hãy khởi tạo tại đây: https://bit.ly/3bRh2Kc

Bước 3. Tải ứng dụng Microsoft Teams

Nhấp vào tải ứng dụng cho Windows. Sau khi tải ứng dụng Microsoft Teams về thiết bị PC hoặc Laptop. Chúng ta thực hiện thao tác cài đặt.

Bước 4. Cài đặt ứng dụng Microsoft Teams vào PC/Laptop.

Microsoft có hỗ trợ người dùng sử dụng Microsoft Teams thông qua App trên điện thoại.

Android: Play.google

iOS: App Store

Bước 5. Đăng nhập và sử dụng Microsoft Teams.

Bước 6. Tạo Team trong Microsoft teams

Sau khi đăng nhập thành công ứng dụng Microsoft Teams. Chúng ta có thể tạo các Team (Nhóm) làm việc.

Chọn [Create a team]

Tiếp theo chọn [Build a team from scratch]

Bước 7. Chọn loại Team theo nhu cầu mà bạn muốn sử dụng.

Microsoft Teams gồm có 03 loại.

  • Private
  • Public
  • Ord-Wide

Trong bài viết này mình chọn loại Private.

Bước 8. Khai báo thông tin [Team Name]

Sau đó chọn [Create]. Trong quá trình tạo Team bạn có thể bỏ qua bước thêm thành viên vào Team. Có thể thực hiện bước này sau.

Bước 9. Tạo Channel làm việc trong Microsoft Teams

Sử Dụng Microsoft Teams Làm Việc Từ Xa (Work From Home)

Chọn [Create more channel]

Để dễ dàng phân biệt các Channel làm việc chúng ta đặt tên cho Channel.

VD: Channel Name ở đây mình đặt là Teams IT. Kèm theo các mổ tả bên dưới. Loại channel, tuỳ theo nhu cầu mà chọn loại Channel khác nhau. Ở bài viết này mình chọn loại Channel là Private – Accessible only to a specific group of people within the team. Nhấn [Next] để tiếp tục.

Bước 10. Mời các thành viên tham gia vào Teams cùng làm việc.

Microsoft Teams có 03 lựa chọn để bạn thực hiện việc thêm người dùng vào Teams

  • Copy Link
  • Invite your contacts
  • Invite by mail

Trong bài viết này mình sử dụng cách mời các thành viên thông qua địa chỉ Email của họ khi tất cả thành viên đang Word From Home

Đối với lựa chọn thêm người dùng qua Email. Bạn chỉ cần nhập địa chỉ mail của người dùng. Họ sẽ nhận được Email thông báo và lời mời tham gia vào Team.

Giờ đây công việc của các thành viên là Nhấp vào Join Teams để cùng làm việc trên ứng dụng Microsoft Teams

Một số chức năng nổi bật của ứng dụng Microsoft Teams

  • Tính năng chat của Teams tích hợp các chức năng của Lync: tìm kiếm đồng nghiệp trong công ty để Chat; khả năng tạo Group Chat giống Facebook, cài đặt sự kiện, tạo khảo sát trong nhóm,… nhưng chức năng của Teams được nâng cao hơn.
  • Ngoài ra, trong group chat của Teams, các thành viên có thể tag các thành viên khác trong nhóm để giao việc theo lịch hẹn, theo dõi tiến độ làm việc của thành viên được giao việc. Gần đến deadline, Teams sẽ nhắc nhở deadline cho người được nhận việc.
  • Việc chia sẻ tài liệu trên Teams cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ tích hợp cả One Drive.Thông thường, các ứng dụng chat sẽ giới hạn dung lượng chuyển file, nhưng nhờ tích hợp One Drive, việc chia sẻ tài liệu trên cloud sẽ nhanh chóng và không bị giới hạn dung lượng. Cũng qua việc chia sẻ tài liệu trên One Drive, người chia sẻ sẽ kiểm soát dữ liệu tốt hơn thông qua việc thiết lập các chế độ cho phép chỉnh sửa hoặc chỉ được xem tài liệu.
  • Một điểm nổi bật của ứng dụng chat trong Teams là việc theo dõi các tài liệu đã chia sẻ. Thông thường, nếu chia sẻ quyền chỉnh sửa một file tài liệu trên Google Drive với một nhóm, người sử dụng phải click vào từng file để xem lịch sử chỉnh sửa. Như vậy, càng nhiều file tài liệu chia sẻ, người sử dụng sẽ mất rất nhiều thời gian theo dõi
  • Nhưng với Teams, click vào phần File trong group chat, người chia sẻ sẽ theo dõi lịch sử các file đã chia sẻ, và tương tác của các thành viên khác đối với các file.
  • Một điểm đáng chú ý khác của Teams là khi thêm thành viên mới trong nhóm. Người sử dụng có thể quyết định để thành viên mới được phép đọc nội dung chat cũ của nhóm hoặc chỉ được theo dõi nội dung chat từ khi mới được thêm vào nhóm.
  • Mặt khác, chức năng cho phép phân quyền thành viên hoặc chủ sở hữu cho thành viên mới khi tham gia nhóm chat cũng giúp việc quản lý nhóm chat diễn ra tốt hơn.
  • Việc theo dõi các tin nhắn trên Teams tương đối dễ dàng nhờ chức năng Filter. Với chức năng này, người sử dụng sẽ theo dõi được các tin nhắn được tag tên, các tin nhắn chưa đọc, tin nhắn đang theo dõi, tin nhắn thích. Như vậy, người sử dụng sẽ hạn chế việc bỏ lỡ tin nhắn trong các group chat.
  • Cuối cùng, Teams có thể tùy biến hàng chục tabs chức năng khác theo mục đích sử dụng của nhóm như Trello, Survey Monkey, Jira Cloud, Webex,…

Microsoft Teams với công nghệ AI

Nhờ áp dụng AI, Teams hiện đang hoàn thiện chức năng Họp nhóm thông minh với nhiều tính năng ưu việt.

  • Ghi âm đám mây – Ghi âm cuộc họp chỉ bằng một thao tác bấm chuột với bản chép lại và định mã thời gian tự động, cho phép toàn bộ thành viên trong nhóm có thể đọc phụ đề, tìm kiếm trong cuộc hội thoại và phát lại toàn bộ hoặc một phần cuộc họp. Trong tương lai, tính năng này cũng sẽ bao gồm nhận diện khuôn mặt, nhờ vậy các nhận xét có thể được gán vào từng người tham dự cụ thể trong cuộc họp.
  • Dịch thông điệp nội tuyến – Những người bất đồng ngôn ngữ sẽ có thể giao tiếp trôi chảy với nhau qua việc dịch các bài đăng trong các kênh và trò chuyện.
  • Tương tác giọng nói Cortana cho các thiết bị hỗ trợ Teams – Cho phép người dùng dễ dàng thực hiện cuộc gọi, tham gia cuộc họp hoặc thêm người khác vào một cuộc họp trong Teams bằng cách sử dụng ngôn ngữ nói tự nhiên. Chức năng này sẽ mở rộng cho điện thoại IP và các thiết bị phòng hội thảo.
  • Làm mờ phông nền trên video – Tính năng làm mờ phông nền trong khi gọi video sẽ cho phép những người dự cuộc họp tập trung vào người nói chuyện thay vì những hình ảnh phía sau.
  • Phát hiện lân cận cho cuộc họp Teams – Tính năng này sẽ giúp người dùng dễ dàng khám phá và thêm một Hệ thống Phòng Skype ở gần và sẵn có cho bất kỳ cuộc họp nào.
  • Chia sẻ di động trong cuộc họp – Người dự cuộc họp sẽ có thể chia sẻ video phát trực tuyến, ảnh hoặc màn hình từ thiết bị di động của họ.

Tính năng bảo mật tiên tiến và tuân thủ theo chuẩn toàn cầu

Là một phần của Office 365, trong Microsoft Teams, dữ liệu được mã hóa toàn thời gian và được bảo trợ bởi một mô hình hoạt động minh bạch không truy cập vào dữ liệu khách hàng. Bộ nhận dạng nhiều tầng cung cấp bảo vệ danh tính nâng cao giúp đảm bảo dữ liệu an toàn trong nhóm.

Ngoài ra, Microsoft Teams sẽ hỗ trợ các chuẩn bảo vệ dữ liệu và tuân thủ trọng điểm, như các điều khoản xử lý dữ liệu với như các điều khoản chuẩn Liên minh Châu Âu (HIPAA BAA), ISO 27001, ISO 27.018, và báo cáo SSAE 16 SOC 1 và 2 an toàn cho người dùng khi Work From Home trong mùa dịch Covid19.

Hãy cho bài viết 1 Like nhé !
Love
Haha
Wow
Sad
Angry
You have reacted on "Sử Dụng Microsoft Teams Làm Việc Từ Xa (Work Fr..." A few seconds ago